Mit der Integration der ehemaligen Dichtomatik-Gesellschaft in Mexiko am 1. Juni ist das SAIL-Projekt der Industrial Services Division erfolgreich beendet. Alle ehemaligen Dichtomatik-Standorte sind geschäftlich vollständig in die Freudenberg-Welt eingegliedert.
Alle ehemaligen Dichtomatik-Standorte haben die gleichen Geschäftsprozesse eingeführt und arbeiten jetzt im gleichen SAP-System wie die anderen Geschäftseinheiten von Freudenberg Sealing Technologies (FST). Der Vorteil für die Kunden: Sie können nun überall auf der Welt das gesamte Produkt- und Serviceportfolio von FST aus einer Hand beziehen. Nicht als Unternehmen, aber als Produktmarke lebt Dichtomatik komplementär zur Premiummarke Freudenberg fort.
„Mexiko stellte noch einmal eine ganz besondere Herausforderung dar“, sagt Jonas Kersten, Leiter des SAIL-Projektteams der Industrial Services. Anders als in anderen Ländern bestand in Mexiko die Aufgabe darin, nicht nur einen einzigen Ex-Dichtomatik-Standort in die FST-Welt zu überführen, sondern knapp 20: die Zentrale sowie 18 Verkaufsstandorte. Denn: Den regionalen Direktverkauf an die Kunden, das „Thekengeschäft“, stemmt Industrial Services in Mexiko übers ganze Land verteilt mit eigenen Verkaufsniederlassungen, die auf Fluid-Power-Applikationen spezialisiert sind. Dieses „Thekengeschäft“ übernehmen anderswo die FST-Handelspartner; das in Europa und zunehmend auch in anderen Weltregionen etablierte Handelsmodell mit Freudenberg-Preferred-Partnern an der Spitze gibt es in Mexiko noch nicht. „Zusätzlich haben wir in Mexiko auch für das Freudenberg Xpress®-Geschäft einen komplett neuen Prozess entwickelt, der den Grundstein für kommende Digitalisierungsprojekte legt“, ergänzt Kersten und skizziert damit den außergewöhnlichen Umfang der Aufgabe.
13 Länder, eine Aufgabe
Rückblick: Beginnend mit dem Go-live am 1. März 2020 in Schweden, haben ehemalige Dichtomatik-Standorte in insgesamt 13 Ländern das Business-Integration-Projekt durchlaufen. Wo möglich, sind jeweils zeitgleich die ehemaligen Dichtomatik-Gesellschaften auch rechtlich mit den FST-Landesgesellschaften verschmolzen. Die Federführung der klar strukturierten Projekte lag durchgängig in der Hand des gleichen Kernteams (siehe Kasten).
Dieses Projektteam sah sich schon bei der zweiten Migration in Ungarn Mitte 2020 mit den Folgen der Corona-Pandemie konfrontiert: Es musste den Migrationsprozess angesichts von Reisebeschränkungen aus der Ferne „remote“ betreuen. Unter diesem Gesichtspunkt am allerschwierigsten gestaltete sich die Integration des Standorts in Shanghai. Mitten im strengen chinesischen Lockdown war es anfangs nicht einmal den einheimischen Kolleginnen und Kollegen gestattet, die Geschäftsräume zu betreten. Als dies dann in der zweite Projektphase möglich war, durften sie als geschlossene Gruppe zwar zusammenkommen, aber die Räume selbst nachts nicht verlassen: Zur üblichen Geschäftsausstattung gesellten sich während dieser Zeit Matratzen.
Der Zeitplan des gesamten Projekts war über alle Länder hinweg eng getaktet, im Schnitt war Quartal für Quartal ein neues Land an der Reihe. Teils musste das Projektteam die Migration an zwei Standorten gleichzeitig vorantreiben. Nicht nur in Mexiko, sondern auch an einer Reihe weiterer Standorte wurde zudem ein geeigneter Produktionsprozess für Freudenberg Xpress® eingeführt. Schließlich kam an der letzten Station in Mexiko als besonders „Bonbon“ hinzu, dass hier ein strenger rechtlicher Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung sehr spezielle Prozess- und Systemanpassungen verlangte.
Als eine Familie zusammengewachsen
„Wir haben zusammen mit internen Unterstützern und externen Beratern ein sehr gut eingespieltes Team gebildet. Zudem hatten wir über die mehr als drei Jahre hinweg an allen Standorten viele wertvolle Helfer. So konnten wir stets auch die lokalen Eigenheiten berücksichtigen. Wir lagen bis zuletzt durchgängig im Zeitplan. Das ganze Projekt war ein toller Erfolg und bringt uns weiter, es ist eine Teamleistung der gesamten Organisation. Wir sind als eine Familie zusammengewachsen“, urteilt Kersten.
Mit „Ease of transaction“ bringt er die wesentlichen Vorteile des Projekts auf den Punkt. Für die Kunden gestaltet sich der Beschaffungsaufwand nun viel einfacher. Sie bekommen jetzt alles – Produkte und Services der Marken Freudenberg und Dichtomatik – aus einer Hand, von einem Ansprechpartner, in einem Bestellvorgang, mit einer Rechnung, auf Wunsch online via EASY-Plattform. Umgekehrt erhöht es die interne Effizienz und Transparenz, wenn alle Standorte in einer einheitlichen Systemlandschaft nach einheitlichen Prozessstandards arbeiten. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies außerdem neue Einsatz- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Und wie geht es weiter? Das Projektteam bleibt bestehen und geht neue Aufgaben an. „Der SAIL-Rollout war der erste Schritt unserer Digitalisierungs- und Automatisierungsreise innerhalb der Division. Jetzt gehen wir weitere an“, kündigt Kersten an. Konkret geht es künftig darum, das einheitliche FST-Prozessmodell – Fachbegriff Template – für die Geschäfte der Industrial Services zu optimieren.
Im Gegensatz zu den großen Bestellmengen und Stückzahlen in der Automobilindustrie gestalten sich die Geschäfte der Industrial Services viel kleinteiliger bis hin zur Stückzahl eins. Um dies profitabel zu bewältigen, sollten administrative Prozesse künftig möglichst automatisiert ohne aufwendiges menschliches Zutun ablaufen. „Der ,Spaß‘ geht jetzt erst richtig los. Wir arbeiten daran, alle administrativen Vorgänge im System kontinuierlich zu optimieren, sie im besten Fall zu automatisieren. Es geht jetzt darum, kreativ und innovativ diese Potenziale zu heben“, bringt Kersten das Zukunftsvorhaben auf den Punkt.
Das SAIL-Projektteam hat die geschäftliche Integration der ehemaligen Dichtomatik-Standorte in die Industrial Services Division von FST verantwortlich organisiert. Geleitet wurde es bis Ende 2021 von Sebastian Grünschloss. Ihm folgte ab 1. Januar 2022 Jonas Kersten, der dem Team schon zuvor angehört hatte. Ebenfalls von Beginn an dabei sind Marie Schwarze, Daniela Schiebel, Anne Kompter und Jürgen Pusche. Später sind zunächst Tabea Büber (zurzeit in Elternzeit), dann Mathias Preißler und Susanne Jankowitsch hinzugekommen. Für die Leitung des Gesamtprojekts Verantwortung trugen darüber hinaus Jürgen Weiß (CFO Industrial Services), Melanie Parthenis (Projektmanagement und Infrastruktur) sowie Mathias Arnold als externer Berater für (IT)-technische Fragen.
